Tag: Viết Email Tiếng Anh

 

Có khi nào bạn cảm thấy lúng túng khi sếp giao cho việc viết email trả lời đối tác, khách hàng người nước ngoài chưa? Bạn cảm thấy bối rối không biết nên bắt đầu từ đâu, viết như thế nào, sử dụng ngôn từ ra sao để người nhận mail cảm thấy hài lòng? Vậy còn chần chừ gì mà không tham khảo ngay 7 mẹo hay giúp bạn viết email tiếng Anh chuyên nghiệp hơn, “chất” hơn nhé!

Cách viết email bằng tiếng Anh

Gửi lời chào thân thiện tới người nhận email

Bất kể bạn viết email bằng tiếng Việt hay tiếng Anh đều phải có lời chào ở ngay phần mở đầu nhé! Và trong tiếng Anh, chúng ta thường để “Dear” ở ngay đầu thư. Bạn có thể đính kèm tên người nhận sau Dear để người nhận cảm thấy được trân trọng. Trong trường hợp bạn không biết tên của người nhận. Có thể viết lời chào với mẫu: “Dear Sir/ Madam”. Tuy nhiên, hạn chế sử dụng mẫu này để thể hiện thái độ tôn trọng với người nhận nhé!

Cảm ơn người nhận email

Dù đối tượng người nhận email của bạn là cấp trên, khách hàng hoặc đơn vị tuyển dụng... Bạn cũng nên có lời cảm ơn để thể hiện sự thiện ý của bạn. Và điều này cũng khiến người nhận cảm thấy có thiện cảm hơn, dễ dàng tiếp nhận các thông tin đằng sau đó. Nó cũng là cách giúp bạn trở nên chuyên nghiệp hơn khi gửi email.

Thường lời cảm ơn sẽ có mẫu dạng: “Thank you for...”

Giải thích lí do vì sao viết email bằng tiếng Anh

Hãy đề cập ngay tới mục đích bạn viết email cho người nhận ở ngay sau lời cảm ơn. Điều này tránh làm lan man, tiết kiệm thời gian cho người đọc. Có nhiều người thường “giông dài” ở đoạn này, nhưng theo chúng tôi không cần thiết nhé! Đừng sa đà vào những chi tiết không cần thiết để tránh gây nhàm chán cho người đọc.

Với cách giải thích lí do viết email tiếng Anh, bạn có thể sử dụng mẫu câu: “I’m writing to inquire about…” (Tôi viết thư này nhằm hỏi về…). Hoặc vào thẳng vấn đề như: “I’m a local radio producer looking to schedule a live interview ahead of your performance in Hanoi next week” (Tôi là nhà sản xuất radio địa phương đang tìm cách sắp xếp một cuộc phỏng vấn trực tiếp trước buổi biểu diễn của bạn ở Hà Nội vào tuần tới).

Đảm bảo nội dung email ngắn gọn

Hãy thể hiện sự chuyên nghiệp của mình bằng cách viết một email ngắn gọn, không quá dài dòng. Bởi chẳng ai có đủ thời gian để đọc hết email quá dài, quá nhiều chữ. Và đôi khi, người nhận sẽ thẳng thừng bỏ qua nếu nhận được email quá dài.

Ưu tiên sử dụng các câu ngắn gọn, rõ ràng. Cẩn thận các lỗi về ngữ pháp, chính tả cũng như tuân thủ cấu trúc viết email tiếng Anh. Đặc biệt, không nên viết tắt để thể hiện sự tôn trọng người nhận và sự chuyên nghiệp của người viết. Chẳng hạn nên viết “I am writing to…” thay cho “I’m writing to…”.

Tiếng Anh trong email công việc

Đừng quên có đoạn văn dẫn tới kết thúc email

Hãy kết thúc email bằng một câu thông điệp mà bạn muốn gửi tới người nhận. Đó có thể là câu thúc đẩy người đọc hành động. Hoặc đơn giản chỉ là kết thúc cuộc trò chuyện mà thôi.

Một số mẫu câu mọi người thường dùng để kết thúc khi viết email bằng tiếng Anh như:  “Thank you for your patience and cooperation” (Cảm ơn vì sự kiên nhẫn và hợp tác của anh/chị), “I look forward to hearing from you” (Tôi chờ sự hồi âm từ anh/ chị).

Hoặc chi tiết hơn có thể là: “I’ll look forward to discussing this with you further at 9.0 a.m. Friday” (Tôi mong được thảo luận vấn đề này với bạn vào 9 giờ sáng thứ sáu). Hay “If you have any questions or concerns, do not hesitate to let me know” (Nếu anh có bất kỳ thắc mắc hoặc quan tâm nào, đừng ngần ngại cho tôi biết).

Kết thúc email một cách lịch sự

Chúng ta có nhiều cách khác nhau để kết thúc email trước chữ ký. Bạn có thể viết là “Sincerely”, “Yours truly”, “Thanks again”, “Appreciatively”, “Best regards”, “Respectfully”.

Ghi nhớ, tránh sử dụng “Best wishes” hoặc “Cheers” nếu bạn đang viết email cho đối tác, khách hàng nếu không muốn bị họ đánh giá là thiếu tinh tế, thiếu chuyên nghiệp. Hãy chỉ dùng cách viết đó khi bạn gửi email để hỏi thăm người thân, bạn bè thôi nhé!

Dành thời gian để đọc lại và chỉnh sửa

Cuối cùng, khi đã hoàn thành xong nội dung của email. Trước khi gửi đi, bạn hãy đọc lại một lượt, chỉnh sửa các lỗi sai về chính tả, ngữ pháp nếu có. Để đảm bảo rằng nội dung bạn gửi đi thật sự ngắn gọn, dễ hiểu, đi vào trọng tâm, không lan man dài dòng.

Hãy chắc chắn rằng bạn đã viết chính xác tên người nhận ở phần đầu thư. Phần mục đích bạn đề cập không bị quá đột ngột, thể hiện được sự chân thành và thiện chí của bạn.

Khi tất cả mọi thứ đã ổn, nhẫn gửi và chờ phản hồi của người nhận nhé!

Nếu bạn chưa từng viết email tiếng Anh bao giờ, khả năng tiếng Anh hạn chế, hãy tham khảo các email mẫu ở trên mạng, từ bạn bè, đồng nghiệp và tập viết. Có vấn đề gì chưa hiểu, phải hỏi ngay để ghi nhớ lâu hơn cấu trúc viết email, cách sử dụng ngôn từ và không mắc sai lầm về lỗi diễn đạt nhé!

Có khá nhiều website hướng dẫn bạn viết email bằng tiếng Anh. Và cũng có khá nhiều email tiếng Anh mẫu ở trên mạng. Bạn hãy tìm kiếm chúng trên Google nhé! Chuyên tâm tìm hiểu và luyện tập. Tin chắc rằng, chỉ một thời gian ngắn thôi bạn có thể viết email chuyên nghiệp và thành thạo rồi.

Đừng quên thường xuyên ghé qua website của chúng tôi. Rất nhiều kiến thức về tiếng Anh các chuyên ngành, các lĩnh vực liên tục được cập nhật.

Open Chat
1
Hello! Thanks for visiting us. Please press Start button to chat with our support :)

Start