Họp bàn là hành động thường xuyên diễn ra trong bất kỳ một công ty hay tổ chức nào, khâu chuẩn bị và sắp xếp luôn đóng một vai trò quan trọng.

Mẫu câu thường dùng khi sắp xếp cuộc họp

How long do you expect the meeting to take? Bạn mong cuộc họp sẽ diễn ra bao lâu?

I will have the agenda typed up right away. Tôi sẽ nhờ ai đó đánh máy chương trình họp ngay bây giờ.

Are you getting everything ready for the meeting? Mọi thứ đã được chuẩn bị sẵn sàng cho cuộc họp chưa?

The room is ready for the meeting. Căn phòng đó đã được chuẩn bị cho cuộc họp rồi.

How many people can the room hold? Căn phòng có sức chứa bao nhiêu người?

Please get all things ready and report back to me as soon as possible. Xin vui lòng chuẩn bị mọi thứ và báo lại cho tôi càng sớm càng tốt.

Please remember to notify everyone the beginning time of the meeting. Nhớ nhắc nhở mọi người chú ý tới thời gian bắt đầu cuộc họp nhé.

I suggest to release a formal notification about the meeting. Tôi đề nghị đưa ra một thông báo trang trọng về cuộc họp.

Would you like to exchange some ideas with Mr.Brown before meeting? Bạn có muốn trao đổi ý kiến với ông Brown trước khi cuộc họp diễn ra không?

I have given the committee members informal notice of the meeting, either by telephone or by memo. Tôi đã đưa cho các thành viên của hội đồng thông cáo về cuộc họp bằng điện thoại hay thư báo.

Please notify all department managers the monthly meeting would be held on 25th. Xin vui lòng thông báo cho tất cả các giám đốc của các bộ phận là cuộc họp hàng tháng được tổ chức vào ngày 25.

Please inform the interested parties of any action taken. Xin vui lòng thông báo cho các bên liên quan về bất cứ diễn biến tiếp theo.

You should ensure that those you intend to present are properly informed. Bạn phải đảm bảo rằng những điều mà bạn dự định trình bày phải được thông báo một cách hợp lý.

All the documents and the information relevant to the meeting should be available. Tất cả các tài liệu và thông tin liên quan đến buổi họp phải có sẵn.

Please serve tea and biscuit for the members. Xin vui lòng phục vụ trà và bánh quy cho các thành viên.

Please take notes of the meeting and summarize the discussions. Xin vui lòng ghi chú cuộc họp và tập hợp thảo luận.

You must make sure that you include everything in the minute. Bạn phải đảm bảo là mình đã ghi lại mọi thứ trong biên bản.

Minutes shall be drafted for the meetings of the supervisory board. Biên bản  cuộc họp của ban giám sát phải được ghi lại.

The minutes shall be signed by the members that attended the meeting and the person who drafted the minutes. Biên bản cuộc họp phải được ký bởi các thành viên tham dự cuộc họp và người mà phác thảo ra biên bản.

Would you please write up the minutes in both Chinese and English? Xin vui lòng viết biên bản bằng Tiếng Anh và tiếng Hoa.

I have provided all the necessary materials. Tôi đã cung cấp tất cả các tài liệu cần thiết.

We’ve prepared name cards to be put on the conference table. Chúng tôi đã chuẩn bị danh thiếp và đặt trên bàn họp rồi.

Tình huống đối thoại khi sắp xếp cuộc họp

Tình huống 1. Hỏi chi tiết cuộc họp

A: Linda, the meeting is schedule for 14:00 this afternoon. Have you made necessary arrangements? Linda, cuộc họp sẽ diễn ra vào lúc 14:00 chiều nay. Cô đã thu xếp mọi thứ cần thiết chưa?

B: Yes, sir. We’ll have the meeting in our No. I conference room.  Vâng thưa ông. Chúng ta sẽ tổ chức cuộc họp ở phòng hội nghị số 1.

A: How about the microphone? Còn micro thì sao?

B: I have got them ready. Mọi thứ đã sẵn sàng rồi ạ.

A: Anything else? Còn gì khác nữa không?

B: I’ve put the notebooks, some paper copies of the agenda and pencil on the table for each attendant. Tôi đã đặt sổ, một số bản phô tô liên quan tới các vấn đề cần bàn và viết chì trên bàn cho từng người tham dự cuộc họp.

A: Good. How about refreshments? Tốt. Còn về đồ ăn thức uống thì sao?

B: Yes, they will be served in the lobby . I also prepared coffee for the interval. Vâng. Chúng được phục vụ ở sảnh. Tôi cũng chuẩn bị cà phê cho giờ giải lao.

A: Great. You really did a good job. Tốt. Bạn làm việc tốt đó.

Tình huống 2. Xác định người viết biên bản cuộc họp

A: Lucy, is everything ready for tomorrow’s meeting? Lucy, mọi thứ đã sẵn sàng cho cuộc họp ngày mai chưa?

B: Yes. The room is ready for the meeting, and here is the agenda. Vâng. Phòng họp đã chuẩn bị xong hết rồi ạ, và đây là chương trình nghị sự.

A: Have you noticed everyone? Cô đã thông báo cho mọi người chưa?

B: I have informed everyone either by telephone or by memo. Tôi đã thông báo cho mọi người bằng điện thoại hoặc qua thư báo rồi.

A: Good. Who will take meeting minutes? Tốt. Ai sẽ viết biên bản cuộc họp?

B: Is it requisite to take minutes? Có cần thiết để viết biên bản không ạ?

A: Of course. It is necessary for such kind of meeting. Dĩ nhiên là cần chứ. Đối với một cuộc họp như thế thì viết biên bản là cần thiết.

B: Sorry. I ignored that. Xin lỗi. Tôi đã phớt lờ việc đó.

A: Why can’t you get out of the habit of being so careless? Ask Linda to do that. She is experienced. Sao bạn không bỏ thói quen bất cẩn đi? Yêu cầu Linda làm việc này. Cô ấy có kinh nghiệm trong việc đó.

B: OK. I will tell her right now. Ok. Tôi sẽ nói với cô ấy ngay bây giờ.

Tình huống 3. Kiểm tra lại các khâu chuẩn bị

A: Brenda, is everything going well for Thursday’s meeting? Brenda, mọi thứ vẫn tốt cho cuộc họp ngày thứ 5 chứ?

B: Yes. Everyone has been told by external memo. Vâng. Mọi người đã được thông báo qua thư báo rồi.

A: How about the agenda? Còn chương trình nghị sự thì sao?

B: I’m just reporting it to you. Tôi định báo cáo cho ông đây.

A: Ok. Go ahead. Ok. Cô nói đi.

B: First. we have got a little time for general introduction, and then every presenter give their speech limited ten minutes as schedules. After each speech, five minutes is given to questions and answers. Trước tiên, chúng ta sẽ dành ít thời gian cho sự giới thiệu tổng quát, và sau đó thì mỗi thuyết trình viên sẽ diễn thuyết trong vòng 10 phút như đã sắp xếp. Sau mỗi bài thuyết trình có 5 phút để hỏi và trả lời.

A: Tell them to be sure it doesn’t go over 10 minutes. How about the slide presentation used for speech? Nói với họ chắc chắn là không được quá 10 phút. Còn về trình chiếu bằng các slide sử dụng cho bài thuyết trình thì sao ạ?

B: There were a few bugs with the slide presentation, but they’ve been taken care of. Có vài lỗi với các slide trình chiếu, nhưng chúng đã được khắc phục.

A: Great. I’d like you to set up a lunch right after the meeting. Tốt. Tôi muốn tổ chức bữa ăn trưa ngay sau khi cuộc họp chấm dứt.

B: Ok. I will arrange it soon. Ok. Tôi sẽ sắp xếp ngay.

Nguồn tham khảo
900 Tình Huống Tiếng Anh Công Sở
Từ khóa
mẫu câu sắp xếp và chuẩn bị cuộc họp trong tiếng anh

By | 30/05/2020 | Categories: Office | Tags:

Chia sẻ bài viết này !


0 Comments

Leave A Comment