Trong cộng việc hằng ngày của một nhân viên lễ tân, thư ký hay trợ lý cho giám đốc hay các trưởng bộ phận trong công ty sẽ thường xuyên trợ giúp việc sắp xếp, lên lịch cũng như nhắn hẹn cho sếp của mình. Đây là một công việc đòi hỏi sự linh hoạt rất cao và cũng cần có trí nhớ tốt để mọi việc được thông suốt và tối ưu thời gian làm việc của đồng nghiệp.

Mẫu câu thông dụng khi sắp xếp cuộc hẹn

Can I see her right now? Tôi có thể gặp cô ấy ngay bây giờ không?

I’d like to see Mr.Lee tomorrow if possible. Nếu có thể, mai tôi muốn gặp ông Lee.

I want to make an appointment with him this afternoon. Tôi muốn có cuộc hẹn với ông ấy vào trưa nay.

My boss would like to call on him this afternoon if it’s convenient. Nếu tiện, sếp tôi muốn gặp ông ấy vào trưa nay.

I’d like to talk with him, I wonder if he’s free tomorrow. Tôi muốn nói chuyện với ông ấy, tôi muốn biết là mai ông ấy có rảnh không?

Will he be available tomorrow? Ngày mai ông ấy có rảnh không?

When will be convenient for her? Khi nào thì tiện cho cô ấy?

When will he have time? Khi nào ông ấy có thời gian?

Can I ask when you wish to see him about? Tôi có thể hỏi bạn muốn gặp ông ấy về việc gì không?

Would you please leave your card? Bạn vui lòng để lại danh thiếp?

Let me check if he is available. Để tôi kiểm tra xem ông ấy có rảnh không?

Could you make an appointment for Wednesday afternoon? Bạn có thể lên cuộc hẹn cho tôi vào trưa thứ 4 được không?

Any day except Friday would be convenient. Bất kỳ ngày nào trừ thứ 6 ra thì tôi rảnh.

How about next Monday instead? Thay vào đó, thứ 2 tới thì sao ạ?

Sắp xếp cuộc hẹn là một công việc bận rộn

Mẫu câu mở rộng 

A: May I help you? Tôi có thể giúp gì cho ông không?

B: I have an appointment with Mr.Quân. Tôi có hẹn với ông Quân.

I have an appointment with your Personnel Manager. Tôi có hẹn với Trưởng phòng Nhân của cô.

I have an appointment to see Mr.Smith. Tôi có hẹn với ông Smith.

- o O o -

A: Do you have an appointment? Ông có hẹn trước không?

Do you know when he’ll be back? Cô có biết khi nào ông ấy sẽ quay về không?

Do you have his telephone number? Cô có số điện thoại của ông ấy không?

B: No, I’m afraid I don’t. Không, tôi e rằng không có.

- o O o -

A: What name is it, please? Tên gì vậy?

May I have your name, please? Tôi có thể biết tên của ông không?

Your name, please? Tên ông là gì vậy?

B: Smith, David Smith. Smith, David Smith.

Paul Brown, from the ABC Co. Paul Brown, ở công ty ABC.

It’s Peter Jones. Here’s my card. Là Peter Jones. Danh thiếp của tôi đây.

- o O o -

A: Is it possible for him to see me now? Ông ấy có thể gặp tôi bây giờ không?

B: Well, he is busy at the moment. À, ông ấy lúc này đang bận.

A: Is it possible for you to give him the message today? Cô có thể nhắn tin cho ông ấy ngày hôm nay được không?

B: I’ll try my best. Tôi sẽ cố gắng hết sức.

A: Is it possible for you to make an appointment for me with the manager? Cô có thể hẹn cho tôi gặp giám đốc không?

- o O o -

A: Would you please go up to his office? It’s Room 6 on the fifth floor. Mr.Long is expecting you. Ông làm ơn đi lên văn phòng ông ất nhé? Phòng số 6 trên tầng thứ năm. Ông Long đang chờ ông đấy.

Would you please go to the reception room? It’s on the second floor. The manager is waiting for you. Ông làm ơn đi đến phòng tiếp tân nhé? Nó ở tầng thứ hai. Giám đốc đang chờ ông đấy.

Would you please go up to the meeting room? It’s Room 301, on the third floor. The president is expecting you. Ông làm ơn đi lên phòng họp nhé? Phòng 301, trên tầng thứ ba. Chủ tịch đang chờ ông đấy.

B: Thank you. Cảm ơn.

- o O o -

A: I hope I’m not putting you too much trouble. Tôi hy vọng tôi không làm phiền ông quá nhiều.

I hope I’m not interrupting you. Tôi hy vọng tôi không làm ngắt quãng công việc của ông.

I hope I’m not causing inconvenience to you. Tôi hy vọng tôi không gây ra sự bất tiện cho ông.

B: No, not at all. Không, không sao.

- o O o -

A: I’ve appointment with Mr.Smith at 2:00. Tôi có hẹn với ông Smith vào lúc 2 giờ.

B: Would you please wait a moment? I’ll see if he’s ready for you. Ông làm ơn chờ cho một lát được không? Tôi sẽ xem thử ông ấy có sẵn sàng tiếp ông chưa nhé.

- o O o -

A: My name is Zhang Hua. I’m here to see Mr.Smith. Tên tôi là Zhang Hua. Tôi đến đây để gặp ông Smith.

B: Please sit down, Mr.Zhang. Mr.Smith will be with you shortly. Xin mời ngồi, thưa ông Zhang. Ông Smith sẽ tiếp ông ngay.

- o O o -

A: I represent the Faulkner Co. I’d like to see the person in charge of purchasing. Here’s my card. Tôi đại diện cho Công ty Faulkner. Tôi muốn gặp người phụ trách việc mua hàng. Danh thiếp của tôi đây.

B: Thank you. Just a moment. I’ll ask if the Manager of the Sales Department is free. Cảm ơn. Chờ cho một chút. Tôi sẽ hỏi xem thử Trường phòng Kinh doanh có rảnh không?

- o O o -

A: Do you  have an appointment? Ông có hẹn trước không?

B: Yes. I believe Mr.Smith is expecting me. Có. Tôi tin rằng ông Smith đang chờ tôi.

- o O o -

A: Would you take a seat, please? Mr.Li’s secretary will be down in a minute. Mời ông ngồi nhé? Thư ký của ông Li sẽ xuống trong một lát nữa thôi.

B: Thank you. I hope she won’t be long. Cảm ơn. Tôi hy vọng cô ấy sẽ không mất nhiều thời gian.

- o O o -

A: I’d like to speak to the manager, if he is free. Tôi muốn nói chuyện với giám đốc, nếu ông ấy rảnh.

B: Sorry, he’s with visitors. Xin lỗi, ông ấy đi với khách rồi.

- o O o -

A: Would you please sign the visitors’ book? Ông làm ơn ký tên vào cuốn sổ của khách này được không?

B: Yes, of course. Vâng, dĩ nhiên.

Sự linh hoạt của bạn là điều cần thiết khi sắp xếp lịch hẹn

Tình huống hội thoại

Tình huống 1

A: Hello, it is Jessica from AP Company. I want to speak to Mr.Brown. Xin chào, có phải đó là Jessica của công ty AP không ạ. Tôi muốn nói chuyện với ông Brown.

B: He isn’t in right now. It is his secretary. May I help you? Giờ ông ấy không có ở đây. Tôi là thư ký của ông ấy. Tôi có thể giúp gì cho ông?

A: I want to make an appointment with him. Tôi muốn hẹn gặp ông ấy.

B: When do you prefer? Bạn muốn khi nào?

A: How about Thursday morning? Sáng thứ 5 thì sao?

B: Let me see. I’m afraid he won’t be free, he will attend a meeting of a new product analyzing. Để tôi xem. Tôi e rằng ông ấy không rảnh, ông ấy sẽ tham dự cuộc họp về phân tích sản phẩm mới.

A: Would sometimes this week be convenient for him? Trong tuần này thì lúc nào tiện ạ?

B: Wednesday afternoon is OK. Trưa thứ tư thì được.

Tình huống 2

A: Hello, this is Susan. I’d like to visit Ms Giang sometimes this week. Xin chào, tôi là Susan. Tuần này tôi muốn viếng thăm bà Giang.

B: Well. Let me check her schedule. She will be free before 10:30 tomorrow morning. À. Để tôi xem lịch làm việc của bà ấy. Trước 10:30 sáng mai thì bà ấy rảnh.

A: But I’ll be tied up at 10:00 tomorrow morning. Nhưng 10:00 sáng mai thì tôi bận.

B: How long do you think you will spend on talking? Ông nghĩ ông sẽ nói chuyện với bà ấy trong bao lâu?

A: Half an hour is enough. Nửa tiếng là được.

B: How about 9:15. 9:15 được không ạ?

A: That’s OK. Tốt rồi.

B: I’ll pass on the message to her. See you tomorrow. Tôi sẽ nhắn lại với bà ấy. Hẹn gặp lại vào ngày mai.

Tình huống 3

A: Mr.Châu, Philip gave you a call while you were out, talking about your meeting on Wednesday. Ông Châu, Philip đã gọi cho ông trong lúc ông ra ngoài, anh ấy nói về cuộc họp vào thứ 4.

B: Yes, we will meet on 9:00 a.m. Vâng, chúng tôi sẽ gặp nhau vào lúc 9:00 sáng.

A: He wants to change the time because of something urgent. Anh ấy muốn thay đổi thời gian vì một số việc cấp bách xảy ra.

B: What time did he suggest? Anh ấy đề nghị lúc nào?

A: Tuesday. Thứ 3.

B: I have got a tight schedule on Tuesday. It’s going to be very difficult to rearrange things. Tôi có lịch trình dày đặc vào thứ 3. Sẽ rất khó nếu sắp xếp lại mọi thứ.

A: I told him that. I said you would be somewhere else at that day, so you might not be able to make it. Shall I ask him to suggest another day? Tôi đã nói với anh ấy. Tôi đã nói với anh ấy là ngày đó ông không có đây vì thế ông không thể gặp anh ta được. Tôi có nên đề nghị anh ta hẹn vào ngày khác không?

B: Wait a moment please. I will try to change it. Xin đợi một chút. Tôi sẽ cố thay đổi xem sao.

A: Will you come back at 4:00 p.m. that day? Cô sẽ trở lại đây vào lúc 4 giờ chiều hôm đó đúng không?

B: Maybe I could. Có lẽ thế.

A: I will call him and ask whether 4:00 o.m. is available for him. Tôi sẽ gọi anh ta và hỏi xem 4:00 chiều nay có tiện cho anh ta không.

Tình huống 4

A: Good morning. May I help you? Xin chào. Tôi có thể giúp gì cho ông không?

B: Good morning. I have an appointment with Mr.Khôi, the Sales Manager, at 10:30. Xin chào, Tôi có hẹn với ông Khôi, Giám đốc Kinh doanh, vào lúc 10 giờ 30.

A: What name, please? Tên ông là gì vậy?

B: Smith, David Smith. Smith, David Smith.

A: Just a minute. Let me see… Ah yes. Would you please take a seat, Mr.Smith? I’ll tell Mr.Khôi you are here. CHờ cho một lát. Để tôi xem… À vâng, Mời ông ngồi, thưa ông Smith. Tôi sẽ nói với ông Khôi rằng ông đang ở đây.

B: Thank you. Cảm ơn.

A: Hello, Mr.Li, Mr.David Smith is here for his 10:30 appointment. OK. Mr.Smith, Mr.Khôi will be with you in a minute. Xin chào, ông Li, ông Smith đang ở đây chờ cuộc hẹn lúc 10 giờ 30 của ông ấy. OK. Ông Smith, ông Khôi sẽ gặp ông trong một lát nữa.

C: Mr.Smith? Ông Smith phải không?

B: Yes, That’s right. Vâng, đúng vậy.

C: How do you do? I’m Khôi. Xin chào. Tôi là Khôi.

B: How do you do? I hope I’m not putting you too much trouble. Xin chào. Tôi hy vọng tôi không làm phiền ông quá nhiều.

C: No, Not at all. Now… Không, không sao. Bây giờ…

Tình huống 5

A: Excuse me. Is this the DF Machinery Corporation? Xin lỗi. Có phải đây là Công ty Chế tạo máy DF không?

B: Yes, that’s right. Can I help you? Vâng, đúng rồi. Tôi có thể giúp gì cho ông không?

A: Well. I’d like to see the manager about contracts for textile machinery. Here’s my card. À, tôi muốn gặp giám đốc về những hợp đồng mua máy dệt. Danh thiếp của tôi đây.

B: Thank you. (Reading card) Mr.Smith. Do you have an appointment, Mr.Smith? Cảm ơn. (Đọc danh thiếp) Ông Smith. Ông có hẹn trước không, thưa ông Smith? 

A: No, I’m afraid I don’t. Is it possible for him to see me now? Không, tôi e rằng không có. Ông ấy có thể gặp tôi bây giờ không?

B: Well, he’s busy at the moment. À, lúc này ông ấy đang bận.

A: Would you please ask when he’ll be free? Cô làm ơn hỏi giùm khi nào ông ấy rảnh được không?

B: Have a seat, please, while I call. Xin mời ông ngồi trong khi tôi gọi xem thử.

Tình huống 6

A: Good afternoon. Xin chào.

B: Good afternoon, Mr.Smith. How are you? Ồ, xin chào ông Smith. Ông có khỏe không?

A: Fine, thank. And you? Khỏe, Cảm ơn, Còn cô thì sao?

B: Busy as usual. Do you want to see Mr.Bình? Bận rộn như thường lệ. Ông muốn gặp ông Bình phải không?

A: Yes, if he is free. I’ve got something very important to talk about. Vâng, nếu ông ấy rảnh. Tôi có chuyện quan trọng muốn bàn.

B: I’m sorry, Mr.Bình is away this afternoon.Tôi xin lỗi, ông Bình chiều nay đi vắng rồi.

A: When will he be back, do you know? Khi nào ông ấy quay về, ông có biết không?

B: He won't be in till 4:00. Ông ấy sẽ không về cho đến 4 giờ.

A: That’s too bad. I can’t wait that long. Tệ quá. Tôi không thể nào chờ lâu vậy được.

B: Do you want to make an appointment? Ông có muốn hẹn gặp không?

A: Well, I think I’ll try to reach him by phone. À, tôi nghĩ tôi sẽ cố gắng gọi điện thoại cho ông ấy.

Tình huống 7

A: Good morning. My appointment with Mr.Linh is at 9:30. I’m sorry I’m little late. I was delayed by the traffic jam. Xin chào. Tôi hẹn gặp ông Linh vào lúc 9 giờ 30. Tôi xin lỗi tôi hơi trễ. Tôi đã bị hoãn lại do kẹt xe.

B: That’s all right. Would you please go up to his office? It’s Room 6 on the fifth floor. Mr.Linh is expecting you. Được rồi. Ông làm ơn đi lên văn phòng của ông ấy nhé? Ở phòng số 6 trên tầng thứ năm. Ông Linh đang chờ ông đấy.

A: Room 6, fifth floor. Phòng số 6, tầng thứ 5.

B: That’s right. The elevator is over there.Đúng rồi. Thang máy ở đằng kia kìa.

Nguồn tham khảo
Tiếng Anh Đàm Thoại Trong Thế Giới Thương Mại
900 Tình Huống Tiếng Anh Công Sở
Từ khóa
cách sắp xếp cuộc hẹn trong tiếng Anh
cách lên lịch hẹn cho sếp
mẫu câu lên lịch hẹn cho người khác trong tiếng Anh

By | 05/04/2020 | Categories: Office | Tags:

Chia sẻ bài viết này !


0 Comments

Leave A Comment