Mở đầu cuộc nói chuyện qua điện thoại

Cách mở đầu cuộc trao đổi qua điện thoại

Thông thường, người nhận cuộc gọi sẽ là người cất lời trước trong cuộc đàm thoại. Khi bạn là người nhấc điện thoại trả lời một ai đó gọi đến công ty thì có thể dùng những mẫu câu sau:

Hello. Korew Plastics. Thuận speaking. Xin chào, Thuận ở công ty nhựa Korew nghe đây.
Good afternoon, Patro Ltd speaking. How can I help you? Alô, công ty Patro nghe đây. Tôi có thể giúp gì cho anh?
Good morning. KNR Trading Comapany. Alô, công ty thương mại KNR đây.

Trò chuyện qua điện thoại là một kỹ năng quan trọng

Trò chuyện qua điện thoại là một kỹ năng quan trọng

Còn nếu bạn là người gọi điện cho một đối tác, một khách hàng hay một đồng nghiệp làm khác bộ phận, thì hãy giỡi thiệu tên cùng chức danh của mình và cuối cùng là tên công ty. Sau đây là những mẫu câu thông dụng:

Hello. This is Phil Maier form Rataz Trading Company. Xin chào , tôi là Phil Maier từ Công ty Thương mại Rataz.
Good morning. It’s Tuấn Long from Najico. Xin chào, tôi là Tuấn Long ở công ty Najico.
Hello. This is Mai Phương from Đà Nẵng Branch. Alô, tôi là Mai Phương ở chi nhánh Đà Nẵng.

Tiếp theo là nói đến lý do của cuộc gọi:

I’m calling about the promotion scheme next month. Tôi gọi để nói về kế hoạch khuyến mại trong tháng tới
I have a question about your relay switches. Are you the right person to ask? Tôi có một vấn đề về bộ rơ le chuyển mạch. Anh có đúng là người phụ trách việc đó không?
May I speak to Mr. Hoàng Duy of IT Department, please? Vui lòng cho tôi gặp anh Hoàng Duy ở bộ phận IT được không?
Could I speak to someone in charge of purchasing? Vui lòng cho tôi gặp ai phụ trách mua hàng được không?
Could you put me through to your logistics department, please? Làm ơn chuyển máy cho tôi gặp bộ phận logistics được không?
I’m actually trying to get through to Paula. Is she there at the moment? Tôi đang muốn nói chuyện với Paula. Cô ấy có ở đó không?

Còn khi bạn gọi cho người mà mình đã quen biết thì có thể bắt đầu như những ví dụ sau:

A: Logena Factory. Simon speaking. Nhà máy Logena. Simon đây.
B: Hi Simon. It’s Tiến Minh here. Chào Simon, tôi là Tiến Minh đây.
A: Oh, Hi Minh. How are you? Ồ, chào Minh. Cậu có khỏe không?
B: Fine, thanks. And you? Mình khỏe, cảm ơn. Thế còn cậu thế nào?
A: Not so bad. A bit busy, as always. Mình khỏe, còn công viêc thì hơi bận, vẫn như vậy.

Mở đầu vui vẻ để cuộc trò chuyện diễn ra thoải mái

Mở đầu vui vẻ để cuộc trò chuyện diễn ra thoải mái

– o O o –

A: Julie speaking. Alô, Julie đây.
B: Hi, Julie. It’s Bob here. Chào chị Julie, Bob đây.
A: Oh, hi Bob. Nice to hear from you. How’s your business? Ồ, chào anh Bob. Công việc dạo này thế nào?
B: Oh, can’t complain. How are things with you? Mọi việc đều ổn. Công việc của chị thế nào?
A: Fine, thanks. Listen Bob,… Vẫn tốt, cảm ơn ảnh. Nghe này Bob,…

Một số kịch bản trả lời tự động trên điện thoại

Khi bạn gọi điện đến một công ty nào đó, đôi khi không phải là một người đó bắt máy mà bạn sẽ nghe thấy một giọng nói đã được thu âm trước để tự động trả lời và hướng dẫn bạn thao tác những công việc nào đó hay gợi ý cho bạn bấm số để chuyển đến các bộ phận trong công ty như sau:

Welcome you to Horten Company. Please dial an extension number or press “0” for help. Chào mừng bạn đến với công ty Horten. Vui lòng quay số nội bộ hoặc bấm phím “0” để được trợ giúp.

Thank you for calling Alien Ltd. Please press number one to meet customer service department, number two to sales department or number three to accounting department. Cảm ơn bạn đã gọi điện đến công ty Alien. Vui lòng bấm số 1 để gặp bộ phận dịch vụ khách hàng, số 2 để gặp bộ phận kinh doanh, số 3 để gặp bộ phận kế toán.

Hello. You’ve reached Lusso Logistica. Unfortunately no one is available to take your call at the moment. Please leave a message after the beep or call back later. Thank you. Xin chào, bạn đang gọi đến công ty Lusso. Thật không may khi không ai có thể trả lời bạn vào lúc này. Vui lòng để lại tin nhắn sau tiếng bíp hoặc gọi lại cho chúng tôi sau. Cảm ơn

Hoặc nghe thấy hộp thư trả lời tự động của người cần gặp:

You’re through to the voicemail of David Campell. I’m not at my desk right now, but if you leave a message, I’ll get right back to you. Bạn đang nghe hộp thư thoại của David Campell. Hiện tại tôi không ở văn phòng, nếu bạn để lại tin nhắn tôi sẽ gọi lại ngay.

Hello. This is Lena’s voicemail. I’m out of the office, if it’s urgent, please contact Jeff at extension 245. Thanks. Xin chào, đây là hộp thư thoại của Lena. Tôi hiện đang ở ngoài phòng làm việc, nếu có việc khẩn cấp vui lòng liên lạc với Jeff ở số nội bộ 245. Cảm ơn.

Tổng kết

Trên đây là một số cách mở đầu cuộc nói chuyện qua điện thoại phổ biến trong lĩnh vực kinh doanh và thương mại thường ngày. Bạn nên tiến hành cuộc điện đàm ở nơi yên tĩnh, không có nhiều tạp âm xung quanh để đầu dây bên kia dễ dàng nghe được những gì bạn muốn nói. Ngoài ra, bạn cũng nên chọn những thời điểm thích hợp như là trong giờ hành chính, tránh gọi vào giờ nghỉ trưa hoặc ban đêm hay tìm hiểu trước múi giờ nếu gọi điện đi quốc tế.

Nguồn tham khảo
Từ khóa

By | 2016-09-12T03:59:19+00:00 26/02/2016|Categories: Telephoning|

Leave A Comment

Open Chat
1
Close chat
Hello! Thanks for visiting us. Please press Start button to chat with our support :)

Start