Công việc chung của nhân viên purchasing và procurement

Trái ngược với công việc Sales là mang lại doanh thu cho công ty, người phụ trách công việc Purchasing (Thu mua) lại mang tiền của công ty đi “mua sắm”. Chúng ta sẽ cùng tìm hiểu xem nhân viên purchasingprocurement sẽ đảm nhận những nhiệm vụ gì qua những kiến thức dưới đây.

Công việc purchasing là gì?

Purchasing job is looking for the best quality equipment, goods and services for a company or organisation and buying at the most competitive prices. Purchasing staffs need to be good at negotiating, networking and dealing with numbers, as well as dealing with other factors such as scarcity, risk management and quality evaluation.

Purchasing là việc tìm kiếm những thiết bị, hàng hóa và dịch vụ có chất lượng tốt nhất cho công ty hoặc tổ chức và tiến hành thu mua với mức giá cạnh tranh nhất. Nhân viên Purchasing cần phải giỏi đàm phán, kết nối thông tin và thỏa thuận giá cả, cũng như phải giải quyết những vấn đề khác như sự khan hiếm, quản lý rủi ro và đánh giá chất lượng.

Công việc Purchasing và Procurement đỏi hỏi cao kỹ năng đám phán

Công việc Purchasing và Procurement đỏi hỏi cao kỹ năng đám phán

Trong nhiều công ty, người ta có thể phân chia bộ phận thu mua ra làm hai nhóm nhỏ hơn đó là nhóm purchasing chịu trách nhiệm mua sắm những vật dụng như bàn ghế, máy tính, văn phòng phẩm và các đồ dùng văn phòng khác còn nhóm procurement phụ trách việc mua sắm nguyên nhiên vật liệu, thiết bị, phụ tùng và các linh kiên khác phục vụ trực tiếp cho quá trình sản xuất.

Nhân viên Purchasing/Procurement phải làm những gì?

Tùy vào đặc điểm và quy mô của từng công ty mà mỗi nhân viên Purchasing và Procurement phải làm những việc khác nhau nên mình sẽ liệt kê ra những việc chung nhất mà những ai đảm nhiệm vị trí này sẽ phải thực hiện.

  • Receive purchasing requirements from other department: Tiếp nhận danh sách những mặt hàng cần mua sắm từ các bộ phận khác. Phân loại và sắp xếp theo thứ tự ưu tiên để đảm bảo quá trình sản xuất, kinh doanh trong công ty diễn ra thông suốt.
  • Look for suppliers/vendors: Tìm kiếm các nhà cung cấp có mặt trên thị trường có đủ khả năng cung cấp đúng chủng loại, mẫu mã và chất lượng phù hợp với yêu cầu mà mình đặt ra. Tỉm hiểu thông tin và đánh giá năng lực của các nhà cung cấp.
  • Send inquiries to suppliers: Gửi thư thăm dò tới các nhà cung cấp, yêu cầu họ gửi lại thông tin về sản phẩm, báo giá chi tiết cùng một số thông tin cần thiết khác.
  • Make plan to visit factory or showroom of suppliers to directly evaluate products: Lên kế hoạch tới thăm nhà máy hoặc nơi bày sản phẩm của nhà cung cấp để trực tiếp đánh giá sản phẩm.
  • Go to trade fairs, supermarket or business center to look for products: Đi tới các hội chợ triển lãm, siêu thị hoặc trung tâm mua bán để tìm kiếm sản phẩm.
Tích cực tìm kiếm các nhà cung cấp uy tín

Tích cực tìm kiếm các nhà cung cấp uy tín

  • Coordinate with related departments to check the required ability of products: Kết hợp với các bộ phận liên quan kiểm tra khả năng đáp ứng yêu cầu đã đặt ra của sản phẩm.
  • Collect, compare offers and other necessary analysis: Tiến hành lựa chọn, so sánh các đơn chào hàng và làm các phân tích cần thiết để lựa chọn ra sản phẩm phù hợp nhất.
  • Draw up tenders and invitations to bid: Mở thầu và mời các bên bán tham gia bỏ thầu
  • Negotiate price, purchase agreement, payment & delivery date: Đàm phán giá cả, thương thảo hợp đồng mua bán, thảo thuận thời hạn thanh toán và giao hàng.
  • Coordinate with logistics department to receiver goods: Kết hợp với bộ phận logistics để làm các thủ tục cần thiết cho việc nhận hàng.
  • Make complaint and ask for compensation in case product has problems: Khiếu nại và yêu cầu bồi thường trong trường hợp sản phẩm có lỗi.
  • Monitor quantity and delivery schedule: Giám sát số lượng và tiến độ giao hàng theo đúng như các điều khoản đã cam kết trong hợp đồng.

Tổng kết

Như vậy bạn đã nắm được khái quát công việc purchasing/procurement là gì và một nhân viên thu mua thường phải đảm nhận những nhiệm vụ gì. Trong nhiều công ty, nhân viên phòng mua phải kiêm cả công việc logistics như chuẩn bị các tài liệu cần thiết để làm thủ tục nhập hàng. Trong các bài viết tiếp theo, chúng ta sẽ đi vào tìm hiểu sâu hơn về cách sử dụng tiếng Anh trong quá trình mua hàng.

Nguồn tham khảo
Từ khóa

By | 2017-08-19T01:47:33+00:00 19/06/2017|Categories: Purchasing|

Leave A Comment

Open Chat
1
Close chat
Hello! Thanks for visiting us. Please press Start button to chat with our support :)

Start