Cách viết và gửi email bằng MS Outlook

Trong thời đại hiện nay, việc sử dụng email (thư điện tử) trong môi trường kinh doanh và thương mại diễn ra rất phổ biến và gần như viết email bằng tiếng Anh là một kỹ năng thiết yếu mà bạn cần rèn luyện để công việc đạt hiệu quả cao. Một phần mềm hỗ trợ soạn thảo email cực kỳ hữu dụng và được sử dụng nhiều nhất hiện nay đó chính là Outlook nằm trong bộ phần mềm Office của Microsoft. Trong bài viết này mình sẽ hướng dẫn cho các bạn cách viết và gửi email cũng như sử dụng một số tính năng cơ bản trong Outlook 2013.

Cách viết và gửi email

Đầu tiên, để viết một email mới, chúng ta bật Outlook lên và chọn “New Email” ở góc trên bên trái như hình dưới đây:

Chọn

Chọn “New Email” để bắt đầu viết một email mới

Tiếp theo, khung soạn thảo email sẽ hiện ra như sau:

Khung soạn thảo email trong Outlook 2013

Khung soạn thảo email trong Outlook 2013

Thẻ MESSAGE sẽ được kích hoạt mặc định với những chức năng soạn thảo chính như chọn font chữ, màu chữ, căn lề, v.v… Ở phần dưới cùng là ô chứa nội dung email, bạn có thấy một ví dụ như trong hình. Phần ở dưới bao gồm các chức năng sau:

From: Chọn email của người gửi.

To: Điền hoặc chọn email của người nhận, nếu có nhiều người nhận thì ngăn cách bằng dấu “;”.

Cc: Đây là viết tắt của từ Carbon Copy (sao chép hàng loạt). Ô này thường dùng để nhập địa chỉ của những người có liên quan đến nội dung được đề cập trong email. Cụ thể, những người này thường không tham gia bàn luận hay trao đổi với người gửi mà chỉ theo dõi nội dung của email để nắm bắt tình hình hay thông tin nào đó.
Khi sử dụng tính năng Cc bạn nên cân nhắc người nhận Cc dựa vào công việc cụ thể, không cần thiết phải gửi cho những người không có liên quan.

Bcc: Đây là dạng viết tắt của Blind Carbon Copy (bản sao ẩn danh). Tác dụng cũng giống như Cc nhưng hàm nghĩa nhấn mạnh “gửi bí mật”, những người nằm trong To và Cc sẽ không thể nhìn thấy địa chỉ người nhận trong Bcc. Bản thân những người nằm trong Bcc cũng không nhìn thấy nhau.
Tính năng thường được sử dụng khi bạn muốn ẩn danh tính của người nhận khi gửi email hàng loạt, ví dụ như gửi thông báo cho tất cả các khách hàng hay đối tác của mình.

Subject: Đây là tiêu đề/chủ để của email, tóm tắt nội dung chính của email. Tiêu đề đóng vai trò quyết định đến việc đọc hay không đọc email của người nhận. Thông thường, tiêu đề email không nên quá dài mà chỉ nên chứa khoảng 5 – 10 từ quan trọng nhất. Ngoài ra, tiêu đề nên thể hiện đúng và rõ ràng về nội dung của email, giúp người nhận hiểu được tầm quan trọng của email đó một cách nhanh chóng.

Attached: Tài liệu đính kèm. Muốn đính kèm tài liệu bạn chọn “Attach File” ở khung chức năng bên trên, và chọn “Attach Item” nếu muốn đình kèm những email khác vào trong email này.

Cách tính năng khác trong thẻ MESSAGE cần lưu ý:
– Signature: Chèn phần chữ ký vào dưới email.
– High Importance/Low Importance: Lựa chọn mức độ quan trọng của email.

Các tính năng khác trong Outlook 2013

  • Thẻ INSERT: Bao gồm các chức năng chèn tài liệu, hình ảnh, bảng biểu, đồ thị, liên kết, mẫu chữ và ký tự đặc biệt vào email.
Các tính năng trong thẻ Insert

Các tính năng trong thẻ Insert

  • Thẻ OPTIONS: Bao gồm một số tính năng như thay đổi theme, quyền hạn, gửi yêu cầu nhận thông báo khi email được nhận và được đọc, lưu email, gửi email hẹn giờ,…

Cách tính năng trong thẻ options

  • Thẻ FOMART TEXT: Tập trung các tính năng thay đổi định dạng, kích cỡ, màu sắc, căn lề,… cho các đoạn văn bản trong email.

Các tính năng trong thẻ Format Text

  • Thẻ REVIEW: Hỗ trợ kiểm tra các lỗi chính tả và ngữ pháp, đếm số lượng từ và hỗ trợ ngôn ngữ.
Các tính năng trong thẻ Review

Các tính năng trong thẻ Review

Tổng kết

Như vậy, các bạn đã nắm bắt được những tính năng cơ bản của Outlook 2013 trong việc viết và gửi email. Ở các bài tiếp theo mình sẽ giới thiệu những thành phần cơ bản cấu thành nên một email hoàn chỉnh.

Nguồn tham khảo

By | 2016-09-12T04:03:41+00:00 16/02/2016|Categories: Emails|

Leave A Comment

Open Chat
1
Close chat
Hello! Thanks for visiting us. Please press Start button to chat with our support :)

Start