Các thành phần của một email

Các thành phần của một email thông thường bao gồm tiêu đề (subject), phần mở đầu (opening), phần nội dung (body), phần kết thư (closing) và chữ ký (signature). Sau đây chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu nội dung chi tiết của từng phần đó trong email.

1. Tiêu đề

Trong công việc hằng ngày, ta sẽ nhận được rất nhiều email nên có thể đọc lướt qua tiêu đề để nắm được nội dung sơ lược và quyết định đọc email nào trước. Do đó, đặc điểm của tiêu đề là cần viết cụ thể và ngắn gọn điều quan trọng chứa đựng trong nội dung. Trong những tình huống đặc biệt ta có thể vào những tiền tố đặc biệt để gây chú ý cho người nhận như là “Urgent” hay “Important“.

Các ví dụ về tiêu đề của email

Greeting form… Lời chào từ…
Request for… Yêu cầu về…
Permission for… Xin phép cho…
Approval for… Chấp thuận cho…
Inquiry for… Thăm dò về…
Quotation for… Báo giá cho…
Order for… Đặt hàng cho…
… Offer Chào hàng …
… Promotion Khuyến mại…
… Product Sản phẩm……
Report Báo cáo…
… Problem(s) Vấn đề về…
Complaint about… Than phiền về…
… Announcement Thông báo…
… Changes Thay đổi về…
… Revision Xem xét lại…
… Result Kết quả…
Update Cập nhật…
… Meeting Cuộc họp…
… Minutes Biên bản…
… Summary Bản tóm tắt…
… Presentation Bản trình bày…
… Documentation Tài liệu …
… Application Đơn xin…
… Interview Buổi phỏng vấn…
… Program Chương trình…
… Invitation Lời mời…
Congratulations Chúc mừng
Welcome Chào mừng
Farewell Tạm biệt
[Newsletter] [Bản tin] URGENT – … KHẨN CẤP – …

Service Contract Renewal / Tiếp tục lại hợp đồng dịch vụ
Refurbishment Machine List / Danh sách máy móc tân trang lại
Sales Group Meeting (Confidental) / Họp nhóm kinh doanh (Tối mật)
Apology for late delivery / Xin lỗi vì giao hàng trễ hẹn
Confirm meeting with ABC Co / Xác nhận buổi gặp mặt với công ty ABC
Final Quote for SJ56 Model / Báo giá cuối cùng cho sản phẩm SJ56
Booking hotel in Hanoi for Training Program / Đặt phòng khách sạn tại Hà Nội cho chương trình huấn luyện
[Reminder] Looking for accounting manager of JPF Co / [Nhắc nhở] Tìm người phụ trách khách hàng JPF
EN5 is now available on the website / Sản phẩm EN5 đã có mặt trên trang web

Nhìn chung, không có một quy định bắt buộc nào cho cách viết tiêu đề, các bạn có thể linh hoạt sử dụng theo từng hoàn cảnh cụ thể dựa vào những ví dụ nêu trên.

2. Phần mở đầu

Khi viết email cho đồng nghiệp, đối tác hay khách hàng tiềm năng, tùy vào đối tượng người nhận cụ thể mà chúng ta viết câu chào tương ứng như sau:

» Lối viết formal:
Dear Sir/Madam,
Dear Sir or Madam,
– To whom it may concern, (AmE)
– Dear Mr/ Ms Jones,
– Dear Dr Smith,
(Lưu ý: Không dùng “first name” sau Mr/Ms, “Ms” là cách dùng chung cho cả MissMrs)
Dear Colleagues,
Dear Members,

» Lối viết informal:
Hi Justin,
Hello Chris,
Robin,

» Đối với từng bộ phận, phòng ban:
Dear Customer Service, Kính gửi Phòng Dịch vụ khách hàng
Dear Procurement Manager, Kính gửi Trưởng phòng thu mua vật tư
Dear Marketing Director, Kính gửi Giám đốc phụ trách tiếp thi

Sau câu chào, ta viết tiếp một câu mở đầu nêu lý dó tại sao lại viết email này, ví dụ về cách viết trang trọng:
I am writing to make a reservation/ to apply for the position of…/ to confirm my booking/ to ask for further information about … Tôi viết thư này để đặt chỗ/ xin ứng tuyển vào vị trí…/để xác nhận chỗ đã đặt trước/để xin thêm thông tin về…
I would appreciate it if you could please send me a quotation/ if you could please confirm within two days. Vui lòng gửi cho tôi báo giá/xác nhận trong vòng hai này tới.
We regret to inform you that the trip has been postponed due to bad weather conditions. Chúng tôi rất tiếc phải thông báo với anh rằng chuyến đi đã bị hoãn vì thời tiết xấu.
I would like to receive a full refund and compensation for the damages. Tôi muốn nhận lại toàn bộ tiền và khoản bồi thường cho những tổn thất này.
I am afraid I will not be able to attend the conference. Tôi rất tiếc vì không thể tới tham dự buổi hội thảo được.

Và một vài cách viết ít trang trọng hơn:
This is to invite you to join us for… Đây là lời mới tới dự…
Can you call me/ get back to me asap? Gọi lại cho tôi càng sớm càng tốt được không?
I’m sorry, but I can’t go with you tomorrow. Tôi xin lỗi ngày mai không đi với cậu được.
I’m sending you the holiday photos. Tôi gửi cho bạn vài tấm ảnh của kỳ nghỉ.

3. Phần nội dung

Nội dung của email dài hay ngắn tùy thuộc vào mục đích diễn đạt của người sử dụng, nên trình bày rõ ràng, đề cập thẳng vào vấn đề cần trao đổi, tránh lối diễn đạt dài dòng, vòng vo để đạt hiệu quả cao nhất.

Khi chuyển ý, ta cần ngắt dòng để người đọc nắm dễ dàng nắm bắt vấn đề. Khi muốn nhấn mạnh, chỉ nên dùng kiểu chữ in đậm, in nghiêng, gạch chân hay đổi màu chữ cho những từ cần nhấn mạnh, không nên áp dụng cho cả câu. Ví dụ:

This is available to members only. Chỉ áp dụng cho các thành viên.
Please fall in the meeting room on Wednesday 17th 9:30am. Vui lòng đến phòng họp lúc 9:30 sáng thứ tư ngày 17.
Please be reminded that we will discontinue Low End Product from 1st Jan as informed in the attached internal memo. Xin được nhắc nhở về việc dừng bán các sản phẩm đời cũ từ ngày 01/01 như thông báo nội bộ đính kèm.

Không sử dụng lời lẽ cộc lốc, thiếu lịch sự, nhiều loại font chữ hay nhiều cỡ chữ to nhỏ khác nhau trong email. Phải tuân thủ các quy tắc ngữ pháp của văn viết trong tiếng Anh.

4. Phần kết thư

Cách kết thư trong email thương mại thường đơn giản hơn so với thư tín thông thường, các bạn có thể sử dụng những mẫu sau:

Best Regards, Warm Regards, Best Wishes,
Regards, Kind Regards,
Thanks,
Cheers,
Good luck!
All the best!
Best wishes for continued success.

Cách kết thư tương ứng mới phần mở đầu:

Dear Mr/ Mrs/ Ms/ Miss  Sincerely / Yours sincerely
Dear Sir or Madam  Yours faithfully / Best wishes
Dear Bill / Hi Carol  Regards / Best Regards / Kind Regards

Cách kết thư trong email thương mại

Cách kết thư trong email thương mại

5. Phần chữ ký

Phần cuối cùng trong email thường là chữ ký của người viết, bao gồm họ tên, chức vụ, tên bộ phận làm việc, tên công ty, số điện thoại di động, số điện thoại bàn, fax, website,… để giới thiệu về mình và cũng để người nhận có thể liên lạc lại khi cần. Các bạn có thể tham khảo mẫu sau:

Mitsuyo Arimoto (Mr)
Sales Manager,

Global Link Vietnam Company Limited, Hanoi Branch
18 Floor, Red Tower, 95 Dien Bien Phu, Dong Da, Hanoi, Vietnam
Tel : (84-04) 3 951 266 (Ext: 324)
Fax : (84-04) 3 951 269
Mobile : (84) 938-888-999 / 922-666-777
Website: www.globallink.com.vn

Tổng kết

Qua bài viết này các bạn đã nằm được một cách cơ bản các thành phần của một email trong thương mại bao gồm những phần gì và được triển khai ra sao. Người nhận thường sẽ nhìn thoáng qua độ dài của nội dung email để quyết định xem có nên đọc ngay hay không. Vì thế khi viết email, ta nên sử dụng những từ ngữ mang tính thuyết phục cao và hành văn sao cho ngắn gọn nhất có thể.

Nguồn tham khảo
Từ khóa

By | 2016-09-12T04:01:35+00:00 19/02/2016|Categories: Emails|

Leave A Comment

Open Chat
1
Close chat
Hello! Thanks for visiting us. Please press Start button to chat with our support :)

Start