Trong bài viết này, ta cùng đi đến những bước chính của một cuộc họp trong các công ty và doanh nghiệp hiện nay.

I. Lên kế hoạc cho cuộc họp

Mẫu câu thường dùng

I’m trying to arrange a meeting for next week. Tôi đang cố gắng sắp xếp cuộc họp cho tuần tới.

I’d like to fix a time to meet next and hear what you all have to say. Tôi muốn ấn định thời gian họp vào tuần tới và nghe tất cả các vị ý kiến như thế nào.

I need to work out a time to get together with your people. Tôi cần xác định thời gian để gặp gỡ người của anh.

Why don’t we set it for Tuesday at 8:00 a.m? Tại sao chúng ta không ấn định nó vào thứ Ba lúc 8 giờ sáng ?

I will make haste to arrange. Tôi sẽ gấp rút sắp xếp.

You will be personally responsible for making sure that the board room is ready. Cá nhân anh sẽ chịu trách nhiệm đảm bảo phòng họp sẵn sàng.

I’ll do it right away. Tôi sẽ làm việc đó ngay.

I’ll remind myself of that. Tôi tự nhắc nhở mình về điều đó.

I’ve got that presentation put together. Tôi đã ráp phần thuyết trình đó lại với nhau.

I’ll spend the rest of the day proofreading all supporting documentation. Tôi sẽ dành thời gian còn lại trong ngày để đọc và chỉnh sửa tất cả các tài liệu hỗ trợ.

Mary, is everything going well for tomorrow’s meeting with Mr. Black? Mary, mọi thứ đều ổn với cuộc họp vào ngày mai với Ông Black chứ?

The manager would like to set up a meeting, so you can come and talk to us about your services in more detail. Giám đốc muốn sắp xếp cuộc họp, vì thế anh có thể đến và bàn chi tiết với chúng tôi về dịch vụ của các anh.

Write up the official notice in duplicate. Viết thông báo chính thức thành hai bản.

Tom is going to attend on my behalf. Tom sẽ tham dự thay mặt cho tôi.

Tình huống đối thoại

Đối thoại 1. Thông báo cho mọi thành viên

A: We’re trying to arrange a meeting for next tuesday. Please notify every member. Chúng ta đang cố gắng sắp xếp cuộc họp vào thứ Ba tới. Vui lòng thông báo cho mọi thành viên.

B: I’ll do it right away. Tôi sẽ làm việc đó ngay.

A: Remember to prepare materials for everyone and put all the papers to be discussed into this folder. Nhớ chuẩn bị tài liệu cho mọi người và đặt tất cả các giấy tờ để thảo luận trong cặp tài liệu này.

B: What about the drafts of resolutions? Thế còn các dự thảo nghị quyết thì sao?

A: Out it into the folder, too. Cũng đặt trong cặp tài liệu này.

B: I see. Anything else? Tôi biết. Còn gì nữa không ạ?

A: You need draw up a seating plan and give each person a number. Anh cần thảo sơ đồ chỗ ngồi và cho mỗi người một con số.

B: I’ll try my best to carry out the detailed preparation. Tôi sẽ cố hết sức để triển khai sự chuẩn bị chu đáo.

Đối thoại 2. Đã chuẩn bị xong

A: Is the conference room ready for the meeting. Phòng hội nghị sẵn sàng cho cuộc họp chưa?

B: Yes. I’ve put the minute book and some spare copies of the agenda on the table. Vâng. Tôi đã đặt sổ biên bản và vài bản chương trình làm việc dự phòng trên bàn.

A: Did you reserve a projector? Anh có đặt trước máy chiếu chưa?

B: Sorry. I forgot. Xin lỗi. Tôi quên.

A: Get a projector somewhere. The meeting starts in half an hour. Đặt máy chiếu ở đâu đó. Cuộc họp bắt đầu trong nửa tiếng nữa.

B: I’ll do it right away. Tôi sẽ làm việc này ngay.

A: Bay the way, don’t forget to get microphones and speakers. Tiện thể, đừng quên chuẩn bị micro và loa.

B: I have prepared them already. Tôi đã chuẩn bị rồi.

Đối thoại 3. Sắp xếp thời gian

A: Let’s have a meeting next week. I want to kick around some ideas with you. Can you all have a look at your schedules? Chúng ta hãy tổ chức họp vào tuần tới. Tôi muốn bàn vài ý tưởng với các anh. Các anh có thể xem lại lịch làm việc được không?

B: Why don’t we set the meeting for Wednesday at 9:00 a.m? Tại sao chúng ta không tổ chức họp vào thứ Tư lúc 9 giờ sáng?

A: I’m afraid that’s out for me. I have already a standard meeting on Wednesday at 9:00 a.m . How about Thursday at 9:00 a.m? Tôi e rằng giờ đó tôi không rảnh. Tôi đã có hội nghị tiêu chuẩn vào thứ Tư lúc 9 giờ sáng. Thế vào thứ Năm lúc 9 giờ sáng thì sao?

B: That’s fine with me. Giờ đó thì ổn với tôi.

A: Would you please check on the availability of the conference room for that day? Xin anh vui lòng kiểm tra phòng họp có trống cho ngày đó hay không?

B: OK. If that time slot is open, I’ll reserve it. Được. Nếu lịch đó trống thì tôi sẽ đăng ký phòng họp.

II. Tuyên bố khai mai cuộc họp

Mẫu câu thường dùng

We are waiting for the meeting to start. Chúng tôi đang đợi hội nghị bắt đầu.

The chairman makes a preliminary statement before beginning of the meeting. Chủ tịch phát biểu khai mạc trước khi bắt đầu hội nghị.

He’ll proclaim the opening of the conference. Ông ấy sẽ tuyên bố khai mạc hội nghị.

Honored guests, now I declare the meeting open. Thưa các vị khách mời danh dự, bây giờ tôi tuyên bố khai mạc hội nghị.

All right, settle down. Được rồi, mời an tọa.

Ladies and gentlemen, please take a seat. Thưa quý ông quý bà, xin mời an tọa.

Hello, everyone. thank you for coming. Xin chào mọi người. Cảm ơn mọi người đã đến dự.

I appreciate you making time in your schedule to attend today. Tôi lấy làm cảm kích khi ông sắp xếp thời gian tham dự hôm nay.

I’m appointed to be the chairman of this meeting. Tôi được bổ nhiệm làm chủ tịch của hội nghị này.

We should always start meetings on time. Chúng tôi luôn bắt đầu các hội nghị đúng giờ.

The meeting is about to begin/ start. Hội nghị sắp bắt đầu.

Everyone’s here. Mọi người ở đây cả rồi.

Let’s begin. Chúng ta hãy bắt đầu.

Right. Now let’s get started. Đúng. Bây giờ chúng ta hãy bắt đầu.

It is an honor for me to declare the first Meeting of International Economy open. Tôi vinh dự tuyên bố khai mạc Hội nghị Kinh tế Quốc tế lần thứ nhất.

Fellow delegates: I would like to call this conference to order. Thưa các đồng chí đại biểu: Tôi muốn yêu cầu cả hội nghị trật tự.

Let’s not waste any time and jump right into the agenda. Chúng ta đừng phí thời gian và bắt đầu ngay chương trình làm việc.

We have a full agenda today. Chúng ta có một chương trình làm việc kín hôm nay.

Approve the last minutes. Chuẩn y biên bản cuối cùng.

Attention, please! I meant to jump into the meeting at once. Vui lòng chú ý! Tôi muốn bắt đầu hội nghị ngay lập tức.

Let’s go through the agenda first. Chúng ta hãy thông qua chương trình làm việc trước tiên.

Do you all have (a copy of) the agenda? Các vị đều có bản sao chương trình làm việc chứ?

Before I begin, everyone does have a copy of the agenda. Trước khi tôi bắt đầu, ai cũng phải có bản sao chương trình làm việc.

You all have a copy of the agenda for today’s meeting. Các vị đều có bản sao chương trình làm việc cho hội nghị hôm nay.

Let’s start with the agenda. Chúng ta hãy bắt đầu với chương trình làm việc.

Everything is on today’s agenda. Mọi thứ đều nằm trong chương trình làm việc hôm nay.

Discussion at the meeting was restricted to the agenda. Việc thảo luận tại hội nghị được giới hạn theo chương trình làm việc.

Tình huống đối thoại

Đối thoại 1. Tôi đến trễ

A: Is everybody here? Mọi người có mặt ở đây cả chứ?

B: Actually, all of them have already been here, except Tom. Thực ra, tất cả mọi người đã ở đây, trừ Tom.

A: I haven’t seen him all day. Tôi không nhìn thấy cậu ấy cả ngày nay.

B: He is supposed to join us. I think he’ll be here soon. Cậu ấy được đề nghị tham gia cùng chúng ta. Tôi nghĩ cậu ấy sẽ sớm đến đây thôi.

A: Why don’t we look through the agenda while waiting for him? Tại sao chúng ta không xem qua chương trình làm việc trong khi đợi cậu ấy.

B: OK. Look, speaking of the devil - here he comes! Được. Xem kìa, mới nhắc mà cậu ấy đã đến đây rồi.

C: Sorry, Roy, I’m late. You know my client is very hard to deal with. Xin lỗi Roy, tôi đến trễ. Anh biết không, khách hàng của tôi rất khó để giao thiệp.

A: Never mind. Be seated, please. Đừng bận tâm. Vui lòng ổn định chỗ ngồi.

C: Thank you. Cảm ơn anh.

A: All right, since everyone is here, I would be like to call this conference to order. Được rồi, vì mọi người ở đây, tôi muốn yêu cầu cả hội nghị trật tự.

Đối thoại 2. Thiếu vài người

A: Time is up. Not many people showed up. Thời gian đến rồi. Không có nhiều người đến dự.

B: I’ve noticed everyone. i think they’ll come. Tôi đã thông báo cho mọi người. Tôi nghĩ họ sẽ đến.

A: We’re still missing a few guys. Go and round them up. Chúng ta vẫn thiếu vài người. Hãy đi gọi họ nhé.

B: All right. Được.

(Minutes later) (Vài phút sau)

A: How many people have we got now? Bây giờ chúng ta có bao nhiêu người?

B: We’ve got everyone except Lily and Grace. Chúng ta có hầu hết trừ Lily và Grace.

A: It’s been ten minutes past the meeting time. Let’s get started. They could join us as they arrive.  Đã quá 10 phút qua giờ họp rồi. Chúng ta hãy bắt đầu. Họ có thể tham dự cùng chúng ta khi họ đến.

B: I agree with you. Now everyone be quiet, please. Tôi nhất trí với ông. Bây giờ xin mọi người hãy im lặng.

A: Well, stop talking, it is time for us to begin the meeting. Ngừng nói chuyện đi nào, đến lúc chúng ta bắt đầu cuộc họp rồi.

Đối thoại 3. Gặp sự cố khi chuẩn bị

A: What’s up, Mary? You look very bad. Có chuyện gì thế Mary? Cô có vẻ rất khó chịu.

B: I made a big mistake. I forgot to call Mr. Linh, the designer of the pictures. I think I’ll be criticized by the manager. Tôi đã nhầm lẫn lớn. Tôi quên gọi Ông Linh, nhà thiết kế hình ảnh. Tôi nghĩ tôi sẽ bị giám đốc chỉ trích.

A: We’ll have the meeting open in 5 minutes, there’s no time to invite him to come here. Chúng ta sẽ khai mạc hội nghị trong vòng 5 phút nữa, không có thời gian để mời ông ấy đến đây.

B: My God. What should I do? One of the most important items is about pictures. Trời ơi. Tôi nên làm gì đây? Một trong những vấn đề quan trọng là khâu hình ảnh.

A: Don’t you know? The agenda has been amended. That item had been deleted by the manager. Thế cô không biết à? Chương trình làm việc đã được sửa lại rồi. Khâu đó đã bị giám đốc bỏ rồi.

B: Are you sure? Why? Anh có chắc không? Tại sao?

A: We want to change a designer. His work can’t make the customers satisfied. the response of the market is bad. Chúng tôi muốn thay đổi nhà thiết kế. Tác phẩm của ông ta không thể làm khách hàng thỏa mãn. Phản ứng của thị trường thật tệ.

B: I think it’s probably a good idea. Tôi nghĩ đó có thể là ý kiến hay.

A: Now nothing is bothering you. Everyone’s here, let’s begin the meeting. Bây giờ không còn gì làm cô bận tâm nữa. Mọi người đã ở đây rồi, chúng ta hãy bắt đầu hội nghị thôi.

B: OK. I will call the manager to declare the meeting open. Được. Tôi sẽ gọi giám đốc tuyên bố khai mạc hội nghị.

III. Kết thúc cuộc họp

Mẫu câu thường dùng

When shall we have our next meeting? Khi nào chúng ta sẽ tổ chức cuộc họp tiếp theo?

I hope everyone will give some thoughts to the points we have discussed today. Tôi hy vọng mọi người sẽ cho vài ý tưởng về những vấn đề chúng ta đã thảo luận hôm nay.

We have reached conclusions today for the projects. Chúng ta đã đi đến những kết luận hôm nay cho các dự án.

Can we set the date for the next meeting, please? Chúng ta có thể định ngày cho cuộc họp tiếp theo, được không?

There are several points that need further discussion. Có vài vấn đề cần thảo luận thêm.

We’ll have to leave that to another time. Chúng ta sẽ phải để vấn đề đó sang lúc khác.

It looks as if we’ve covered the main items. Như thể chúng ta đã bàn qua những vấn đề chính.

Before we close today’s meeting, let me just summarize the main points. Trước khi chúng ta kết thúc cuộc họp hôm nay, hãy để tôi tóm tắt những vấn đề chính.

I bring different opinions together. Tôi tổng hợp những ý kiến khác nhau.

Thank you for attending today’s meeting. Cảm ơn các vị đã tham dự cuộc họp hôm nay.

That’s all for today. Đó là tất cả những vấn đề hôm nay.

I’m afraid our time is up. Tôi e rằng thời gian của chúng ta đã hết.

The meeting is closed. Cuộc họp kết thúc.

That’s all for today. Thank you, everybody. Đó là tất cả những vấn đề hôm nay. Cảm ơn mọi người.

Thank you for your undivided attention. Cảm ơn các vị đã tập trung chú ý.

Thank you all for attending. Cảm ơn tất cả các vị đã tham dự.

The meeting is adjourned. Cuộc họp được hoãn lại.

Great, that wraps our discussion up. Tuyệt, điều đó bao hàm toàn bộ cuộc thảo luận của chúng ta.

Let’s bring this to a close for today. Chúng ta hãy kết thúc vấn đề này hôm nay.

If you have no questions, I’ll now end the meeting. Nếu các vị không còn câu hỏi, bây giờ tôi sẽ kết thúc cuộc họp.

At 3:30 p.m, the chairman declared the session closed. Lúc 3 giờ 30 chiều, chủ tịch tuyên bố phiên họp kết thúc.

Parliament stands prorogue. Quốc hội tạm dừng phiên họp.

The conference was adjourned in confusion. Hội nghị hoãn lại trong lộn xộn.

The motion to adjourn was passed. Kiến nghị hoãn lại đã thông qua.

The Fair is scheduled to close on May 30. Hội chợ dự kiến kết thúc vào ngày 30 tháng 5.

The assembly will rise next Friday. Hội nghị sẽ bế mạc vào thứ Sáu tới.

Tình huống đối thoại

Đối thoại 1 Tổng kết cuộc họp

A: As we’re running short time, let’s welcome Mr. Phong to summarize the main points before we close. Vì chúng ta sắp hết thời gian, chúng ta hãy hoan nghênh Ông Phong tổng kết những vấn đề chính trước khi chúng ta kết thúc.

B: Thank you very much, Debra. Let me take a minute to sum up the main points of this discussion. I think everyone here has seen the progress report from the sales team. So far, our actual sales figure is 150% above our forecasted level of sales. The team has further subdivided into smaller teams to concentrate their focus more. So far, things couldn’t have gone any better. The team has finally come together and is performing as a single entity. At last, I’d say it’s incredible to see. Cảm ơn Debra rất nhiều. Hãy để tôi dành một phút tổng kết những vấn đề chính của cuộc thảo luận này. Tôi nghĩ rằng mọi người đã thấy báo cáo tiến độ từ đội kinh doanh. Cho đến bây giờ doanh số thực của chúng ta là 150% trên mức doanh số dự báo của chúng ta. Đội kinh doanh đã chia thêm thành những đội nhỏ hơn để tập trung hơn. Cho đến bây giờ mọi thứ không thể tiến triển tốt hơn nữa. Đội cuối cùng đã tập hợp lại và hình thành một đơn vị riêng. Cuối cùng, tôi muốn nói rằng điều đó thật khó tin.

A: Thank you very much, Mr. Phong. Cảm ơn Ông Phong rất nhiều.

B: Well, in conclusion, I’d like to add one final point. That’s about the overlapping and breakdowns in communication. Smaller groups often result in more inefficiency. Please pay more attention to that. I think you can manage to keep it together with constant and tightly controlled overall management. So much for what I want to say.  À, tóm lại, tôi muốn thêm một điểm cuối cùng. Đó là về sự chồng chéo và trì trệ trong thông tin. Những nhóm nhỏ thường dẫn đến thiếu hiệu quả hơn. Vui lòng chú ý điều đó. Tôi nghĩ các vị có thể tập hợp lại với sự quản lý chung thường xuyên và kiểm soát chặt chẽ. Đó là những gì tôi muốn nói.

Đối thoại 2. Định thời gian cuộc họp lần sau

A: Can we fix the date of next meeting, please? Chúng ta có thể định ngày cho cuộc họp tiếp theo, được không?

B: How does Thursday in two weeks sound to everyone? Thứ Năm tuần sau nữa mọi người thấy thế nào?

A: Will we meet at the same time, 10 o’clock? Chúng ta sẽ họp cùng lúc, vào 10 giờ được chứ?

B: Yes. Is that OK? Vâng. Thế được chưa?

A: I’m afraid I cannot make it on Thursday morning. I have to go to the head office. Tôi e rằng tôi không thể dự vào sáng thứ Năm. Tôi phải đến trụ sở.

B: How about the afternoon, then? Thế buổi chiều thì sao?

A: That’ll be all right for me. But can everybody make it Thursday afternoon? Thế thì được với tôi. Nhưng mọi người có thể sắp xếp vào chiều thứ Năm được không?

B: It seems to be no problem. Dường như không vấn đề gì.

A: Fine. That’s settled then. Tốt. Ấn định thế rồi nhé.

Đối thoại 3. Phát biểu bế mạc

A: Now let’s welcome the president of the ASEM, Mr. Jason, giving the closing address. Bây giờ chúng ta hãy hoan nghênh chủ tịch ASEM, Ông Jason phát biểu bế mạc.

B: Thank you, Ms Liên, and everyone here. I’m most delighted to host this closing ceremony in honor of the participants in the meeting. I would say the meeting is of great significance to sum up successful experience in Asia-Europe cooperation over the past two years, promoting the development of the new partnership between the two major continents and strengthening bilateral cooperation in the new century. As time is nearly up, if nobody wants to add anything, we can draw the meeting to a close. Cảm ơn cô Liên và mọi người ở đây. Thay mặt tất cả mọi người trong hội nghị, tôi rất vui mừng tuyên bố lễ bế mạc. Tôi muốn nói rằng hội nghị có ý nghĩa quan trọng khi tổng kết được những kinh nghiệm thành công trong hợp tác Á - Âu trong hai năm qua, thúc đẩy phát triển hợp tác mới giữa hai châu lục lớn và tăng cường quan hệ hợp tác song phương trong thế kỷ mới. Vì thời gian sắp hết, nếu không ai muốn bổ sung gì thêm, chúng ta có thể kết thúc hội nghị.

A: No, we’ve no questions. Không, chúng tôi không còn câu hỏi nào.

B: Now, I declare the meeting is closed. I’d like to thank everyone for coming to our meeting today and especially Mr, cage for giving the presentation. Please do join us for the reception, which follows this closing session.  Bây giờ, tôi tuyên bố kết thúc hội nghị. Tôi muốn cảm ơn mọi người đã đến dự hội nghị của chúng ta hôm nay và đặc biệt là cảm ơn Ông Cage đã cho phần giới thiệu. Vui lòng tham gia cùng chúng tôi trong tiệc chiêu đãi, sau phần bế mạc này.

Nguồn tham khảo
900 Tình Huống Tiếng Anh Thương Mại
Từ khóa
trao đổi về cuộc họp trong tiến anh

By | 30/05/2020 | Categories: Office | Tags:

Chia sẻ bài viết này !


0 Comments

Leave A Comment