8 điều cần nhớ khi giao tiếp qua điện thoại

Trong bài viết này mình sẽ trích đăng một article trong cuốn giáo trình “English for Telephone” của nhà xuất bản đại học Oxford có tên là “Successful telephoning” để chúng ta cùng tham khảo những kỹ năng giao tiếp qua điện thoại.

Phone calls can often be challenging in your own language, but when you’re speaking a foreign language they are even more difficult. There’s no body language to help you, the audio quality is not always perfect, and there is more time pressure than in a face-to-face conversation. Below are tips to make telephoning in English less stressful.

Trao đổi qua điện thoại luôn là một thử thách trong công việc kinh doanh, và nó còn khó hơn khi bạn dùng ngoại ngữ để trò chuyện. Không có sự trợ giúp bằng ngôn ngữ cử chỉ, âm thanh thoại không phải lúc nào cũng hoàn hảo, và nhiều áp lực hơn nói chuyện trực tiếp. Dưới đây là những mẹo giao tiếp qua điện thoại bằng tiếng Anh sẽ giúp bạn bớt căng thẳng hơn.

1. Chuẩn bị kỹ càng trước khi gọi

If you have to make a difficult phone call, spend a few minutes preparing first. Think about what you want from the phone call. What might the other person say? Make notes of English phrases you can use during the call.

Nếu là những cuộc gọi quan trọng hoặc khó khăn, bạn nên dành ra vài phút chuẩn bị trước khi gọi. Xác định rõ ràng mục đích của cuộc gọi, dự đoán người kia có thể nói gì với mình? Viết trước ra giấy những câu chữ tiếng Anh mà bạn sẽ dùng trong khi gọi.

2. Thư giãn và thả lỏng

Try to relax. Make sure you have enough time for the call, and don’t hurry. It’s better to have a successful ten-minute call than an unsuccessful five-minute call.

Hãy thả lỏng cơ thể. Dành đủ thời gian cần thiết cho một cuộc gọi, không được vội vàng. Nói chuyện bình tĩnh, đàng hoàng, không được ngượng ngùng.

3.Dùng kế hoãn binh khi cần thiết

Sometimes receiving an unexpected call can be very stressful. To give yourself some time to prepare for the call, you might want to tell a ‘white lie’ (I’m sorry, I’m actually in a meeting right now. Can I call you back in ten minutes?) and call back when you feel more confident.

Đôi khi bạn sẽ nhận được những cuộc gọi trong lúc đầu óc đang “xì trét” hoặc chưa có sự chuẩn bị cần thiết thì nên dùng kế “hoãn binh” để cho mình thêm thời gian chỉnh đốn lại binh mã. Một cách hay là trả lời lịch sự “Tôi đang bận họp, mười phút nữa tôi gọi lại cho anh nhé.” rồi sau đó gọi lại khi bạn cảm thấy tự tin hơn.

4. Chát chít một chút trước khi vào việc chính

It’s important to make a little small talk with the other person before you talk business, but don’t spend too long chatting. Get to the point of the call quickly. If you’re talking to native English speaker, listen for words like well, so, and anyway – there are signals that it’s time to talk business.

Việc thăm hỏi xã giao, chát chít trước khi nói chuyện công việc cũng rất quan trọng, nhưng đừng buôn quá lâu. Chỉ nên bắn tỉa vài ba câu rồi đi thẳng vào việc chính. Nếu bạn nói chuyện với người bản ngữ thì khi thấy những từ như well, soanyway thì đó chính là dấu hiệu đến lúc nói vào việc chính.

Chiến thắng sự ngại ngùng khi giao tiếp qua điện thoại

Chiến thắng sự ngại ngùng khi giao tiếp qua điện thoại

5. Nói với âm lượng đủ nghe

Speak more slowly and at a lower pitch than you would during a face-to-face conversation. It makes you sound confident, helps the other person to understand you, and calms you down if you are nervous.

Nói với âm lượng nhỏ hơn khi trò chuyện trực tiếp một chút. Điều này làm cho giọng của bạn nghe tự tin hơn, giúp đầu dây bên khi hiểu bạn hơn, giúp bạn lấy lại bình tĩnh trong lúc tâm trạng đang hồi hộp.

6. Đừng ngại ngùng khi có đề xuất

Don’t be afraid to ask a caller to repeat something (I’m sorry, I still didn’t catch that. Could you say it again more slowly?). It’s better for the caller to repeat a piece of information five times than for you to write down the wrong information.

Đừng ngần ngại đề nghị nhắc lại một điều gì đó (Tôi xin lỗi, tôi vẫn chưa nghe rõ. Anh có thể nhặc lại một cách chậm hơn được không?). Tốt hơn hết là bạn nên xác nhận lại cho thật rõ ràng để tránh việc ghi lại thông tin sai lệch.

7. Hãy mỉm cười

Smile! Although it sounds strange, the other person can hear if you are smiling – it makes your voice sound friendlier.

Điều này nghe hơi lạ nhưng người kia có thể cảm nhận được sự thân thiên trong giọng nói của bạn nếu bạn mỉm cười.

8. Nhiệt tình

Đây là điều mình bonus thêm: Khi gọi điện, luôn nói vơi một thái độ niềm nở, nhiệt tình để người nghe cảm nhận được chân thành của bạn, làm cho họ sau đó dù có từ chối bạn thì cũng cảm thấy áy náy và luôn có ấn tượng tốt về bạn.

Tổng kết

Trên đây chỉ là những mẹo nhỏ giúp bạn có sự chuẩn bị tốt hơn mỗi khi gọi điện thoại, điều quan trọng hơn là bạn phải nhấc máy lên và gọi điện thật nhiều, thực hành thật lâu để kỹ năng giao tiếp qua điện thoại ngày một tốt hơn.

Nguồn tham khảo
Từ khóa

By | 2016-09-12T03:55:44+00:00 02/03/2016|Categories: Telephoning|

Leave A Comment

Open Chat
1
Close chat
Hello! Thanks for visiting us. Please press Start button to chat with our support :)

Start